Configuration des comptes des employés

La page d'administration "Employés" liste tous les comptes utilisateurs ayant accès au back-office de votre boutique. Par défaut, vous ne trouverez que le compte qui a été créé durant l'installation de la boutique, qui est automatiquement considéré comme SuperAdmin. Le SuperAdmin a accès à toutes les fonctionnalités de PrestaShop, sans restriction.

Vous devez vous assurer de créer un nouveau compte d'employé pour chaque employé actuel qui a quoi que ce soit à voir avec votre activité en ligne. Cela signifie que vous ne devriez jamais avoir un compte à usage général, que tout le monde peut utiliser, car vous avez besoin de garder une trace de qui a fait quoi sur votre boutique. En effet, les employés peuvent modifier les commandes, et accepter les paiements et remboursements des clients, et vous avez besoin de savoir qui a fait quoi. Avoir un compte d'administration personnel pour chaque employé est une excellente manière de vous assurer que votre équipe gère votre boutique de manière responsable.

Ajouter un nouvel employé

Le bouton "Créer" vous amène au formulaire de création d'employé.

Il dispose d'une douzaine de réglages :

• Prénom et Nom . Les clients ne voient pas ces noms, mais ils peuvent se révéler utiles pour savoir qui a fait quoi sur votre boutique.
• Mot de passe . Faites en sorte de ne pas utiliser un mot de passe trop simple. Vous ne voudriez pas qu'un inconnu puisse trop facilement le deviner.
• Se connecter à PrestaShop . Vous pouvez lier votre installation de PrestaShop à serveur central de PrestaShop.com afin de recevoir des conseils et astuces de la part de l'équipe PrestaShop.
• Adresse e-mail . Si vous l'y autorisez, l'employé peut recevoir les e-mails des clients et les notifications de PrestaShop sur sa propre adresse. Elle peut aussi servir d'identifiant de connexion.
• Page par défaut . Vous pouvez décider de la page qui s'affiche lorsque l'utilisateur se connecte à l'administration. Il peut s'agir des statistiques pour les SuperAdmin, ou la page des commandes pour les commerciaux.
• Langue . La langue par défaut de l'utilisateur, car si votre société travaille en français, vos logisticiens sont peut-être dans un autre pays. Assurez-vous d'ajouter les langues nécessaires dans la page "Langues" du menu "Localisation".
• Thème . Le back-office de PrestaShop peut utiliser un autre thème que celui par défaut, et vous pouvez choisir lequel ici.
• Orientation du menu principal du Back-Office . Chaque employé peut configurer l'affichage du menu à sa manière, en haut de l'écran ou sur la gauche.
• État . Vous pouvez désactiver un compte temporairement ou définitivement. Cela vous permet de créer des comptes temporaires, par exemple lorsque vous avez besoin d'aide pendant les vacances ou les périodes de grosses ventes.
• Profil de permission . Il est très important d'assigner le bon profil à chaque compte d'employé. Un profil est lié à tout un ensemble de permissions et de droits d'accès, et il vous faut impérativement connaître ceux qui existent déjà, listés dans la page "Profils" du menu "Administration" (voir ci-dessous pour plus d'information). Le profil détermine à quelle partie du back-office l'employé a accès. Par exemple, quand un employé se connecte, seules les pages qui ont été rendues accessibles à ce profil sont affichées. C'est un réglage très important.

L'image de profil, qui vous représente sur le back-office est liée au compte de l'utilisateur du forum PrestaShop. De fait, si vous souhaitez personnaliser cette image, vous devez d'abord créer un compte pour l'utilisateur sur le forum :http://www.prestashop.com/forums/

Options des employés

La section en bas de la page "Employés", juste sous la liste des employés, dispose de deux options :

• Délai minimum avant de pouvoir régénérer le mot de passe . Vous permet de régler la fréquence à laquelle un employé peut changer son mot de passe.
• Mémorisation de la dernière langue utilisée dans les formulaires . Si l'option est activée, elle permet aux employés de régler leur propre langue par défaut pour les formulaires.

Profils des employés

PrestaShop vous permet de confier des tâches et d'octroyer des droits à chaque employé qui vous aide à gérer votre boutique. Par exemple, l'administrateur aura accès à la boutique entière sans restriction, tandis qu'un employé n'aura accès qu'au catalogue ou aux commandes.

Par défaut, quatre profils sont prêts à être utilisés :

• SuperAdmin . C'est le profil le plus élevé : il peut accéder à tout et dispose de tous les droits sur l'installation de PrestaShop.
• Logisticien . Les employés chargés d'emballer et d'expédier les commandes. Ne peuvent accéder qu'aux commandes, aux transporteurs et aux pages de gestion du stock, ainsi qu'à une partie des pages du catalogue et des pages des clients.
• Traducteur . Les employés chargés de traduire le contenu textuel de la boutique. Ils peuvent accéder aux produits et catégories, au contenu CMS et à la page "Traductions".
• Commercial . Votre service commercial, s'il y en a un. En plus des droits d'accès du traducteur, ils peuvent également accéder aux pages des clients, aux modules et au service web, ainsi qu'à certaines statistiques.

Vous pouvez voir le détail des droits d'accès de chaque profil en parcourant la page "Permissions".

Le profil SuperAdmin ne peut pas être supprimé, juste renommé.

Ajouter un nouveau profil

Vous pouvez ajouter autant de profils que nécessaires.

Ajouter un profil est assez simple : cliquez sur le bouton "Créer", donnez-lui un nom unique, et enregistrez.

La partie la plus complexe vient au moment de configurer les droits d'accès du nouveau profil. Tout se passe dans la page "Permissions" (voir ci-dessous).

Permissions des employés

Les permissions sont un aspect central des profils de PrestaShop. Elles permettent de voir précisément ce qu'un compte d'employé peut ou ne peut pas faire sur votre boutique.

La page d'administration "Permissions est faite d'onglets :

• Sur la gauche de l'écran, autant d'onglets que de profils disponibles.
• Sur le reste de l'écran, PrestaShop affiche les permissions du profil cliqué. Cet onglet contient deux tableaux, côte à côte.

Quand vous cliquez sur n'importe quel profil (autre que SuperAdmin), les deux tableaux apparaissent pour vous donner accès à leurs critères :

• À gauche, les permissions liées aux menus : vous pouvez décider ce que le profil peut faire sur un menu/page. Dans les faits, vous pouvez empêcher un profil de modifier le contenu d'une page, ou même lui cacher complètement un menu.
• À droite, les permissions liées aux modules : bien que vous puissiez autoriser certains profils à voir les modules disponibles, vous pourriez préférer que seuls les employés de confiance aient accès à la configuration de certains modules.

Pour chacun de ces critères des menus, vous avez 5 options :

• Voir . Autorise l'employé à consulter des informations.
• Ajouter . Autorise l'employé à ajouter de nouvelles informations
• Modifier . Autorise l'employé à modifier des informations.
• Supprimer . Autorise l'employé à supprimer des informations.
• Tout . Autorise les 4 critères ci-dessus.

De leurs côtés, les critères des modules ont 2 options :

• Voir . Autorise l'employé à consulter la configuration d'un module.
• Configurer . Autorise l'employé à configurer un module.

Les permissions du SuperAdmin ne peuvent pas être changées : le profil dispose simplement de tous les droits pour tous les critères.

Régler les permissions d'un nouveau profil

Pour cet exemple, nous allons créer un nouveau profil, "Préparateur de commandes". Commencez par créer le profil dans la page "Profils", en remplissant le champ "Nom". Dès que le profil est enregistré, il apparaît dans la liste des profils.

Il vous faut ensuite assigner des permissions à ce nouveau profil. Rendez-vous sur la page "Permissions", et cliquez sur l'onglet du nouveau profil : la liste de critères apparaît. Par défaut, un nouveau profil n'a accès à aucune page du back-office, et ne peut voir que l'impact des modules sur le back-office (pour les pages qu'il a les permissions de voir).

Il y a deux manières de remplir les critères, en fonction des limites ou libertés que vous voulez donner au profil :

• Cliquez sur les cases des permissions une à une jusqu'à ce que tous les droits soient en place.
• Cochez toutes les cases d'un coup, puis enlevez les droits un à un jusqu'à ce qu'il ne reste que les droits nécessaires.

Il y a deux manières de cocher plusieurs cases d'un coup :

• Par colonne : en haut de chaque colonne, une case à cocher permet de cocher toutes les cases de la colonne d'un coup. Décocher la case signifie décocher les cases cochées dans la colonne.
• Par rangée : si vous cliquez sur la case "Tout" d'une rangée, toutes les cases de cette ligne sont cochées. Décocher la case signifie décocher les cases cochées dans la rangée.

Vous pouvez ensuite cocher les rangées sélectionnées plutôt que de passer du temps à les cocher une à une.

Pour éviter les erreurs lors de la configuration des permissions, PrestaShop enregistre automatiquement les réglages à chaque modification. Cela signifie que vous n'avez pas à cliquer sur un bouton "Enregistrer". Une fois que vous avez assigné ses droits à un profil, vous pouvez revenir à la page d'administration "Employés" et assigner ce profil aux employés qui en sont la cible.